Adueñate de tu tiempo

“No tengo tiempo”, “el tiempo es oro”, “el tiempo vuela”, “lo único que no vuelve es el tiempo”…., ¿cuántas cosas nos decimos sobre el tiempo?. Las frases hechas, los refranes, nuestras opiniones, teñidas de nuestras experiencias y nuestros modelos mentales, van formando el entramado de nuestras creencias sobre el tiempo.

Vivimos en un mundo regido por plazos, vencimientos y fechas límites. Las horas parecen pasar más rápido cuanto más urgente es nuestra tarea. ¿Es esto posible? Por supuesto que no, lo que varía es nuestra percepción del tiempo regida por la emoción asociada a esa urgencia. A medida que se acerca una fecha de vencimiento, el final de un plazo, la hora de una partida o un encuentro, nuestra ansiedad se incrementa junto con la sensación de que no nos alcanzará el tiempo para cumplir o para disfrutar.

 La falta de tiempo es una de las respuestas más frecuentes que obtenemos de las personas cuando preguntamos por qué no hicieron algo. Y no es que mientan. Realmente están convencidos de que es así. ¿Y por qué el tiempo resulta a veces tan escaso si es el mismo para todos?

Lo que cambia de una persona a otra no es la “cantidad” de tiempo sino la utilización del mismo. La sensación de escasez del tiempo tiene que ver con las actividades que queremos realizar y no podemos. Entonces, la pregunta que debemos hacernos es ¿en qué usamos nuestro tiempo?

Un primer paso para hacernos cargo de la utilización del tiempo es un análisis detallado. Los micro gastos de tiempo, por llamarlos de una manera, son esos minutos y horas que se pasan en pequeñas distracciones de las que ni siquiera tenemos registros. Así que podemos empezar por registrar, por tomar nota de qué hacemos con los minutos y las horas de nuestro día. Con tanto nivel de detalle como sea posible. Desde el tiempo en redes – separando el que usamos solo para mirar del que usamos trabajando -, el tiempo en cocinar, hablar por teléfono, horas de traslado a nuestro trabajo, actividades del hogar, cada cosa que hacemos trabajando, compras, etc. Esta lista debe hacerse a conciencia: no debe, por ejemplo, registrarse “trabajo ocho horas”, sino qué se hizo con cada una de esas horas. Sin dudas es un trabajo tedioso, pero es necesario realizarlo durante algunos días para poder tener un panorama completo de la utilización de nuestro tiempo.

En su libro “7 ladrones del tiempo y 7 técnicas para combatirlos”, Alberto Pena identifica las siguientes actividades como responsables de gran parte del uso, muchas veces no deseado, de nuestro tiempo:

1. Interrupciones: rompen el ritmo de nuestro trabajo, volviéndonos más lentos y desgastando la motivación, creatividad y energía.
2. Improvisación: es lo contrario a la planificación, Por eso es importante no solo tener identificadas las tareas claras y su impacto en nuestros objetivos, sino planificar su ejecución y el lugar que le daremos a otras tareas repetitivas o menos clave. La planificación es una gran aliada para adueñarnos de nuestro tiempo.
3. Reuniones improductivas: por falta de preparación, por no tener bien definidos los objetivos o los roles, por su duración excesiva. En cualquier caso, una reunión que no se concreta eficientemente, seguro está robando parte de nuestro tiempo.
4. Televisión: llamémosle series, películas, o programas de cualquier tipo ¿estamos dedicándole el tiempo que realmente queremos? Sabemos que puede resultar adictivo. ¿Te das cuenta después de varios capítulos de cuánto tiempo estuviste sin moverte? ¿Realmente era un tiempo que querías dedicar a la recreación de ese modo o te “capturó”?
5. Internet: ¿Estás usándola bien? A veces empezamos a navegar buscando algo y de forma inesperada terminamos viendo páginas a las que llegamos no sabemos cómo ni tienen nada que ver con el propósito inicial. Y ni hablar de las redes. ¿Tiene algo que ver con tus objetivos el tiempo que pasás ahí? ¿Cuánto elegís realmente dedicarles?
6. E-mail: ¿Las notificaciones de los mails entrantes te distraen y te impulsan a ir a leerlos y responder? ¿Cuántas veces terminás haciendo lo que surge de un mail en lugar de lo que tenías planeado hacer? La lectura y resolución de temas que surgen de los mails deberían ser parte de tu planificación, y no los que manejen tus tiempos.
7. Teléfono: cuando una conversación telefónica se extiende más de lo necesario y sin un propósito claro o cuando no sos capaz de ignorar un llamado, tu concentración se interrumpe y perdés el hilo de lo que estabas haciendo. Planificá tus conversaciones, separá tiempo para las que sean con la familia o amigos. Está bien, siempre que estés haciendo con ese tiempo lo que realmente elegís.

¿Aparecen algunos de estos muy frecuentemente en tu lista? A ciertos niveles, todas estas actividades son responsables de gran parte del mal uso del tiempo, entendiendo por “mal uso” el paso del tiempo en actividades no deseadas, las horas que se van y no están disponibles para el uso que sí les queremos dar.

¿Cómo adueñarte de tu tiempo?

• Empezá por saber qué hacer con tus días y tus horas. No se puede gestionar lo que no se conoce. Cuando veas en qué usas tu tiempo seguramente te vas a sorprender.
• Aprendé a decir no a aquellas cosas en las que no te resulta productivo utilizar el tiempo. Desafiá las estructuras del “siempre lo hicimos así” para proponer recursos y acciones más eficientes. Revisar como hacemos las cosas nos permite repensarlas para mejorar nuestros procesos.
• Hacé la lista de lo que querés hacer pero “no entra” en tu agenda. Fijate en la lista anterior qué reemplazos podés hacer. Quizás descubrís que podes cambiar media hora de redes y un capítulo de series por una hora de entrenamiento o un rato de meditación.
• Con tu lista de tareas real integrada con lo que querés agregar, priorizá. Darle lugar a cada actividad nos ayuda a organizarnos.
• Conocé tu energía para poder gestionarla: ¿rendís más a la mañana o a la noche? ¿Te conviene madrugar o sos más eficiente en las últimas horas del día?
• Programá tu día, organizalo para darle prioridad a lo que necesitás y elegís hacer. Que tu agenda sea la que establezcas y no la que te impone el entorno o las situaciones que van surgiendo.
• Dejá espacios libres para lo inesperado. Porque ese viaje al que le calculamos media hora llevó una. Porque nos encontramos en la calle con un amigo que no vemos hace mucho y nos detuvimos quince minutos a charlar. Se trata de adueñarnos de nuestro tiempo, no de volvernos esclavos de la agenda.

Existen varias técnicas y herramientas para gestionar nuestro tiempo. Una que recomiendo mucho es la Matriz de Eisenhower, también difundida por Steven Covey. Si querés saber cómo utilizarla, contactame y te envío un artículo con un análisis específico y las instrucciones para ponerla en práctica.

Que tus días y tus horas sean realmente tuyos. Cuando nos hacemos cargo de nuestras decisiones es cuando más estamos en control.